Je richt het dashboard in vanuit Beheer, in een vaste volgorde. Op een nog leeg dashboard staat bovenaan de afvinklijst Aan de slag, die dezelfde stappen volgt.
Verbind AFAS en test de verbinding.
Stel als je wilt de AI-hulp in.
Voeg gegevens uit AFAS toe als bron; de app legt zelf vast wat de velden betekenen.
Kies een template, of zet zelf een eerste inzicht op je dashboard.
Geef rollen recht op bronnen en kies per dashboard en inzicht wie het ziet.
Stel doelen in, zodat het dashboard laat zien wat aandacht vraagt.
De stappen 1 tot en met 3 staan onder Beheer → Koppeling. Daar heeft elk onderwerp een eigen pagina: AFAS-verbinding, AI-hulp, Gegevensbronnen en Synchronisatie. Bovenaan elke pagina staat hoeveel stappen er nog open staan; Naar deze stap brengt je naar de eerstvolgende. Een template kies je onder Beheer → Templates. Een wijziging geldt direct.
Het beheerscherm
De link Beheer staat rechtsboven op het dashboard en is alleen zichtbaar voor beheerders. Links staat het menu, bovenaan een zoekveld dat je naar een instelling brengt.
Een instelling is één rij: links de naam, daarnaast de huidige waarde en rechts één actie, meestal Bewerken. Het formulier en de toelichting verschijnen pas als je de rij opent. De knop waarmee je de rij opende sluit haar ook weer: hij heet dan Annuleren, of Sluiten bij een rij die alleen iets toont.
Menu
Wat je er doet
Gebruikers & rollen
Gebruikers toelaten, rollen maken en rechten op bronnen geven
Thema
De kleuren en het logo van het dashboard instellen
Teksten
De naam van het dashboard en de omschrijving aanpassen
Inzichten
Alle inzichten, kengetallen en de standaardindeling beheren
Templates
Een kant-en-klaar dashboard kiezen en aan je eigen gegevens koppelen
Koppeling
AFAS-verbinding, AI-hulp, gegevensbronnen en synchronisatie, elk op een eigen pagina
Audit
De jongste 50 wijzigingen bekijken, met wie en wat; alleen met de eigen login aan
Staat bovenaan in Beheer de melding Testomgeving, dan is er nog geen eigen login gekoppeld. Op het dashboard staat dan de badge Testomgeving in de balk. Iedereen met het wachtwoord werkt dan als beheerder. Wat je inricht blijft bewaard als de eigen login wordt gekoppeld.
Een nieuwe omgeving inrichten
Onder Beheer → Koppeling staat bij een nieuwe omgeving de lijst Aan de slag: een nieuwe omgeving. Elke stap vinkt zichzelf af zodra hij staat; is alles af, dan verdwijnt de lijst.
Geheime sleutel: de app bewaart het AFAS-token versleuteld. Ontbreekt de sleutel, dan staat onder Inloggen een nieuwe sleutel klaar om in Nodge te zetten.
AFAS verbinden en BI-modellen kiezen en testen: zie hieronder.
Gegevens toevoegen: één klik per BI-model of connector.
Medewerkers als gebruikers: open de bron met alle medewerkers en kies bij Medewerkers de velden.
Rechten volgens AFAS: voeg de Filterautorisatie-modellen toe; de app wijst ze zelf aan.
Inloggen en Eerste beheerder: zie hieronder.
Inloggen
Open Beheer → Koppeling → AFAS-verbinding en klik bij Inloggen op Bewerken. Kies Via AFAS InSite of Voorlopig met een wachtwoord. Bij InSite vul je het adres van jullie InSite in en de medewerkercode van de eerste beheerder, en klik je op Opslaan.
Daaronder zegt de app precies wat er nog in Nodge moet, bij de omgeving onder Runtime-variabelen: de naam, de waarde om te kopiëren en waarom. De sleutels van de InSite-integratie vul je zelf in uit AFAS; de app bewaart ze niet. Zet INSITE_GATE als laatste; kom je er daarna niet in, zet hem dan weer op uit. Kies je een wachtwoord, zet dan eerst TOEGANG_WACHTWOORD, verwijder een INSITE_SECRET_KEY als die er staat, en zet pas daarna INSITE_GATE op uit; zonder wachtwoord staat de omgeving open. Voor InSite staan er ook twee regels voor Routing → Custom Headers, zodat het dashboard in InSite kan openen, en het adres dat je in AFAS bij de InSite-integratie invult. Wat er al staat, noemt de app zonder de waarde.
Daarna logt de eerste beheerder één keer in via InSite; dan is ook die stap af. Werk je met een wachtwoord, dan werkt iedereen met het wachtwoord als beheerder tot je overstapt op InSite.
Zo verbind je AFAS
De verbinding leg je vast onder Beheer → Koppeling → AFAS-verbinding. De app leidt het adres zelf af uit het nummer en het type; er is geen vrij adresveld.
Open Beheer → Koppeling → AFAS-verbinding en klik bij Verbinding op Bewerken.
Vul het Omgevingsnummer in en kies het Omgevingstype: productie, test of accept.
Vul Client-id en Client-secret in (OAuth). Gebruik je nog een klassiek token, kies dan onder Meer optiesKlassiek token (vervalt 31 aug 2027) en vul het AFAS-token in.
Klik op Verbinding opslaan.
Klik bij Testen op AFAS-verbinding testen.
De test gebruikt wat is opgeslagen, dus sla eerst op. Een geslaagde test haalt meteen op welke GetConnectoren AFAS aanbiedt; die staan daarna onder Gegevensbronnen. Je test hooguit vijf keer per minuut.
De BI-modellen
AFAS biedt naast de GetConnectoren ook BI-modellen aan: tabellen die AFAS voor rapportages heeft voorbereid, zoals medewerkers en bezetting. Je kunt ze naast de GetConnectoren gebruiken of in plaats daarvan.
Klik bij BI-modellen op Bewerken.
Controleer het Omgevingsnummer en het Omgevingstype. Die gelden ook voor de GetConnectoren.
Vul het Token voor de BI-modellen in. Het token maak je in AFAS aan.
Vink de modellen aan die je wilt gebruiken. De lijst bevat de standaardmodellen van AFAS, per groep (zoals HRM en Financieel). Standaard staat HR Data aan.
Heb je in AFAS een eigen model, vul dan de naam in bij Eigen model toevoegen en klik op Toevoegen. Gebruik de naam zonder _Profit aan het eind: met _Profit vindt AFAS het model niet. Typ je toch een standaardnaam met _Profit, dan zet de app hem om.
Klik op BI-modellen opslaan en daarna bij Testen op BI-modellen testen.
Weet je niet welke modellen jouw omgeving heeft? Sla eerst het token op en klik dan op Beschikbare modellen zoeken. Per model zie je of het beschikbaar is en hoeveel tabellen het heeft, of dat het niet gepubliceerd is. Met Alle beschikbare aanvinken neem je ze allemaal over; daarna nog opslaan. Kies liever alleen de modellen waarvan je de tabellen gaat gebruiken: elk model maakt de test en de lijst onder Gegevensbronnen langer.
Een geslaagde test noemt per model het aantal tabellen. Elk model staat daarna onder Gegevensbronnen als één regel, klaar om met één klik toe te voegen. Net na het publiceren in AFAS zijn de gegevens nog niet gevuld; AFAS vult ze hooguit twee keer per dag.
Onderaan de pagina staat Verbinding terugzetten. Dat wist alle verbindingsinstellingen, ook de AI-sleutel, en vraagt eerst om bevestiging.
Zo stel je de AI-hulp in
De AI-hulp is optioneel; zonder sleutel werkt alles en vul je de betekenis zelf in. Met een sleutel stelt de AI voor wat velden betekenen en kunnen gebruikers in gewone taal om een inzicht vragen.
Open Beheer → Koppeling → AI-hulp en klik bij Provider en sleutel op Bewerken.
Kies de Provider: Anthropic, OpenAI of Mistral.
Vul de API-sleutel in en als je wilt een Model (optioneel).
Klik op AI-sleutel opslaan en daarna bij Testen op AI-sleutel testen.
De sleutel wordt versleuteld opgeslagen en is daarna niet meer te lezen, alleen te vervangen. Onder Wat de AI mag zien staat per bron wat er met de AI wordt gedeeld; dat wijzig je bij de bron.
Zo voeg je een bron toe
Een bron is één GetConnector uit AFAS. Je voegt hem toe onder Beheer → Koppeling → Gegevensbronnen.
Zoek de connector onder Beschikbaar in AFAS of Nog toe te voegen.
Klik op Toevoegen. De app haalt de velden en de gegevens op en legt zelf vast wat de velden betekenen: de naam, de datum, waarmee je rekent (met de eenheid uit de veldnaam, zoals euro of uren) en waarop je indeelt. Een herkende looptijd en een leeftijd of duur gaan mee. Je hoeft niets te controleren.
De bron staat daarna onder Toegevoegd. Op de pagina van de bron zegt één zin welke datum de app koos.
Wil je iets anders, open dan de bron en klik bij het onderdeel op Bewerken, of kies op het tabblad VeldenOpnieuw door de stappen. Wat de app zelf kiest verandert geen cijfers: regels uitsluiten of een datum uit losse velden samenstellen doe je altijd zelf. Lukt het de app niet om de velden in te delen, dan opent de bron op het tabblad Velden bij de eerste stap.
Staat een connector er niet bij, test dan de AFAS-verbinding opnieuw. Kon het ophalen niet starten, bijvoorbeeld omdat er al een andere bron werd opgehaald, dan staat dat bij de connector met Naar de bron; daar start Opnieuw ophalen het ophalen.
Een BI-model toevoegen
Een BI-model is één gegevensbron. Onder Uit de BI-modellen staat elk aangevinkt model als één regel, bijvoorbeeld HR Data.
Klik bij het model op Toevoegen.
De app neemt alle tabellen van het model op, legt zelf vast wat de velden betekenen en haalt de gegevens op. Je hoeft niets te controleren.
In de regel staat daarna hoe het ervoor staat, bijvoorbeeld 36 tabellen · 34 gevuld · 2 nog niet gevuld in AFAS.
Een tabel die AFAS nog niet gevuld heeft, is geen fout. De app probeert het elke nacht opnieuw; zodra er gegevens zijn, kun je de tabel gebruiken. Een tabel zonder gegevens zie je niet bij het maken van inzichten. Gaat er echt iets mis, dan staat er een rode zin bij het model met de naam van de tabel.
Met Tabellen bekijken zie je de tabellen. Elke tabel heeft een eigen pagina, waar je de namen en de rol van de velden kunt aanpassen. Tabellen die alleen naar andere tabellen verwijzen, gebruikt de app niet; die staan onder Niet gebruikt.
Voor een aantal standaardmodellen van AFAS, zoals Financieel resultaat, HR Data en Verzuim, kent de app de betekenis al: de namen van de velden, wat een bedrag is en welke kengetallen erbij horen (omzet, bedrijfskosten, EBITDA, resultaat en het budget daarvan; FTE, headcount, in- en uitstroom en verzuimpercentage; meldingsfrequentie en kort en lang verzuim). Persoonsgegevens zoals geboortedatum en geslacht staan daarbij uit tot je ze zelf aanzet. FTE en headcount uit HR Data zijn altijd de stand op één dag: kies in het inzicht stand (vandaag, of de laatste dag van de periode op het dashboard). Die komen er na het toevoegen vanzelf bij. In de regel van het model staat dan bijvoorbeeld Betekenis uit de laag 2026.10 · 8 tabellen · 10 kengetallen. Velden die jullie organisatie extra heeft, staan erbij als extra velden (niet gecontroleerd). Wacht er nog een kengetal op de gegevens, dan komt het er na de volgende nachtelijke ophaalronde vanzelf bij; met Opnieuw ophalen gaat het meteen. Pas je zelf een veldnaam, een rol of een kengetal aan, dan blijft jouw keuze staan.
Komen er in AFAS tabellen bij, test dan de BI-modellen opnieuw. De knop bij het model heet daarna Alles toevoegen. Opnieuw ophalen haalt de gegevens van het hele model nog een keer op. In inzichten heet een tabel met het model ervoor, bijvoorbeeld HR Data › Salarissen.
Een veld met een type dat de app niet kent, wordt niet opgenomen; dat staat bovenaan de pagina van de tabel.
Zien rollen al alle andere BI-modellen, dan staat bij Toevoegen het vinkje Ook zichtbaar voor de rollen die alle andere BI-modellen zien, met hun namen. Het staat standaard uit: zonder vinkje ziet geen enkele rol het nieuwe model tot je het onder Gebruikers & rollen aanvinkt.
Een BI-model verwijderen. Klik bij het model op Meer opties en daarna op Model verwijderen…. Bevestig met de knop die noemt hoeveel tabellen er weggaan. De app gooit dan alle tabellen van het model weg, met hun gegevens, hun indelingen en de rechten op het model en op de losse tabellen. Inzichten op die tabellen werken daarna niet meer. Andere modellen en bronnen blijven staan. Daarna kun je het model gewoon opnieuw toevoegen.
De pagina van een bron
Een toegevoegde bron is in de lijst één rij, met de stand in een paar woorden. Openen brengt je naar de pagina van de bron. Die heeft vier tabbladen.
Tabblad
Wat er staat
Overzicht
Wat er is vastgelegd, het ophalen, de eerste inzichten, en onderaan uitzetten of verwijderen
Velden
Een nieuwe bron: de stappen. Een ingerichte bron: de velden, met datum, wat niet meetelt, looptijd en leeftijd en duur
AI-hulp
Wat de AI van deze bron mag zien
Indelingen
De eigen indelingen van de bron
Bovenaan de pagina staat wanneer de gegevens voor het laatst zijn opgehaald. Ging het ophalen mis, dan staat daar de melding met Opnieuw ophalen. Op Overzicht brengt Bewerken je naar dat onderdeel op het tabblad Velden.
Ophalen, uitzetten en verwijderen
Op het tabblad Overzicht staat onder Ophalen:
Gegevens verversen start direct een synchronisatie van die bron.
De knop om nieuwe velden op te nemen verschijnt als er in AFAS velden zijn bijgekomen.
Volgorde bij het ophalen kiest de app. Meldt de app dat er rijen dubbel staan of ontbreken, dan staat de rij in beeld; anders onder Meer opties.
Onderaan, onder Uitzetten of verwijderen:
Uitzetten stopt het ophalen en bewaart de gegevens; Aanzetten start het weer.
Verwijderen… gooit de bron en alle gegevens weg, ook de indelingen van die bron.
Gekoppeld aan een andere bron
De app zoekt na elk ophalen zelf welke velden naar een andere bron verwijzen, zoals de medewerkercode in salarisregels naar Medewerkers. Je hoeft niets in te richten. Op Overzicht staat onder Gekoppeld aan wat de app vond, met hoeveel codes gevonden zijn en waarom een koppeling wel of niet geldt.
Een geldige koppeling geeft de bron de eigenschappen van de andere bron, zoals Medewerker › Eenheid. Gebruikers groeperen en filteren erop; onder het inzicht staat waar de eigenschap vandaan komt.
Alleen eigenschappen die in de andere bron een groepering zijn komen mee, geen bedragen. Een datum komt alleen mee in het geval hieronder. Beide bronnen moeten een bevestigde betekenis hebben.
Heeft een tabel van een BI-model zelf geen datum en verwijst ze naar een tabel van hetzelfde model met een datum, zoals cumulatieven naar Perioden, dan telt de tabel op die datum: de periode komt dan uit de andere tabel. Bij andere bronnen gebeurt dat niet. Wie inzichten op zo'n bron maakt, heeft recht nodig op beide bronnen.
Binnen één BI-model volgt de app de verwijzingen uit AFAS (Koppeling naar … aan beide kanten). Daar geldt geen minimum aan codes; op Overzicht staat dan volgens het datamodel van AFAS.
Bij een standaardmodel dat de app kent, krijgt een tabel met bedragen ook de eigenschappen van de bron achter de bron, zoals Grootboekrekening › Rapportage › Hoofdgroep bij de saldi. Wie die gebruikt, heeft recht nodig op alle drie de bronnen. Een regel zonder treffer in een van beide stappen staat onder —.
Wie zo'n eigenschap gebruikt, heeft recht nodig op beide bronnen. Wie alleen de eerste bron mag gebruiken, ziet de eigenschappen niet en zijn gewone inzichten blijven werken. De rechten volgens AFAS van de andere bron gelden ook: een regel van een medewerker buiten iemands eenheden staat onder —. Heeft de andere bron bij Wie mag dit zien? geen veld met de eenheid, dan ziet alleen wie alle regels ziet de eigenschap; wie volgens AFAS kijkt, ziet overal —.
Uitzetten haalt de eigenschappen weg, ook na een volgende synchronisatie. Een inzicht dat ze gebruikte, toont dan dat het niet kan worden weergegeven.
Grenzen
Een bron heeft hooguit 250.000 rijen, 5 miljoen cellen en 400 velden. Is een connector groter, dan mislukt het ophalen zichtbaar en blijven de oude gegevens staan. Maak de connector in AFAS dan kleiner met een filter. Een tabel uit een BI-model mag tot 1.000.000 rijen hebben, binnen dezelfde 5 miljoen cellen.
Zo bevestig je de betekenis van een bron
Een bron is pas in dashboards te gebruiken nadat je de betekenis hebt bevestigd. Een nieuwe bron loop je op het tabblad Velden door in stappen, één vraag per keer. Wat de app of de AI voorstelt staat al ingevuld; Volgende en Vorige brengen je door de stappen.
Wat is dit? Controleer de Naam in dashboards en Wat zijn deze gegevens?. Die ene tekst gaat ook naar de AI. Eronder staat of de AI het invulde.
De velden. Controleer per veld de naam en de soort; zie hieronder.
De datum. Kies welke datum bij een regel hoort, of beantwoord het voorstel met Ja of Nee.
Wat telt niet mee? Beantwoord per voorstel of een totaalkolom of totaalregels niet meetellen.
Rekenen met datums. Wat de app herkent (een looptijd, een leeftijd of dienstjaren) staat al aan; zet uit wat je niet wilt.
Wie mag wat zien? of Wie mag dit zien? Zie Rechten volgens AFAS inrichten hieronder.
Controleren. Lees wat er wordt vastgelegd en klik op Opslaan.
Een stap waar voor jouw bron niets te kiezen valt, slaat de app over. Er wordt niets opgeslagen tot je in de laatste stap op Opslaan klikt.
Bij een ingerichte bron staan op het tabblad Velden de velden direct in een tabel. Daaronder staan Naam, Datum, Telt niet mee, Looptijd, Jongste regel, Berekende velden, Leeftijd en duur, Wie mag wat zien?, Wie mag dit zien? en Hulp van de AI, elk met Wijzigen. Opslaan verschijnt zodra je iets wijzigt. Opnieuw door de stappen brengt je terug bij de eerste stap.
De soort van een veld
Per veld kies je bij Soort een van vier keuzes.
Keuze
Wanneer
Datum
Een datum waarop je in de tijd kunt uitzetten of tellen
Groeperen op
Een naam, code of soort, zoals klant of afdeling
Getal om mee te rekenen
Een bedrag, aantal of uren; kies ook de eenheid
Niet gebruiken
Het veld komt niet in dashboards
Bij Naam in dashboards geef je het veld een leesbare naam; de naam uit AFAS staat er klein onder. Dezelfde naam op twee bronnen maakt één keuze in de filterbalk; kies namen dus bewust. Een veld met voorstel is nog niet bevestigd. Vanaf twaalf velden staat er een zoekveld boven de tabel. Periodes als kolommen staan samen op één regel.
Noemt de naam van een getal een andere eenheid dan je bevestigde, dan staat dat bovenaan de bron, bijvoorbeeld "De eenheid van Debet lijkt euro; nu: aantal." Met de knop ernaast verander je alleen die eenheid; de rest van de betekenis blijft zoals je hem bevestigde. Werkt een bestaand inzicht daarna niet meer, dan zegt de knop dat en pas je de eenheid aan op het tabblad Velden.
Met een AI-sleutel kijkt de AI op de achtergrond naar de velden die de app zelf een betekenis gaf: velden die AFAS of jullie aan een standaardtabel toevoegen, en de velden van een bron zonder vaste betekenis. Een betere naam neemt de app meteen over; dat verandert geen cijfer. Staat de huidige naam ook in de filterbalk bij een andere bron of in een combinatie, dan verandert de app hem niet vanzelf: dan zie je de nieuwe naam als voorstel. Een naam die al bij een veld van een andere bron hoort, geeft de app nooit aan een veld waarop je groepeert; anders zou de filterbalk die velden ongemerkt samenvoegen. Stelt de AI een andere soort of eenheid voor, dan staat dat bovenaan de bron, bijvoorbeeld "De app stelt voor: getal om mee te rekenen, in euro. Nu: getal om mee te rekenen, in aantal." Met Overnemen zet je alleen dat veld om; daarna is het jouw keuze en verandert de app het niet meer. Zou een bestaand inzicht erdoor stoppen, dan biedt de app het niet aan. De AI ziet namen, labels en types van velden. Alleen als de AI voorbeeldrijen van de bron mag zien, krijgt de AI ook tellingen: hoe vaak een veld leeg is, hoeveel verschillende waarden er zijn en hoe lang een tekst is. Het kleinste en grootste getal of de vroegste en laatste datum krijgt de AI alleen bij een veld met minstens tien verschillende waarden. De gegevens zelf krijgt de AI nooit. Velden die op een persoonsgegeven lijken, velden uit de vaste betekenis van een standaardmodel en wat je zelf koos, laat de AI met rust.
Hulp van de AI en de twee schakelaars
Op het tabblad AI-hulp van een bron bepaal je wat de AI van die bron mag zien. Beide schakelaars staan standaard uit en staan los van elkaar. Een wijziging geldt meteen.
Schakelaar
Uit
Aan
De AI mag voorbeeldrijen van deze bron zien
De AI ziet alleen namen, labels en types van velden
Vijf rijen bij het betekenisvoorstel; tellingen bij het voorstel voor losse velden; hooguit twintig rijen of waarden voor de assistent
De assistent mag de uitkomst van vragen over deze bron zien
De assistent weet wat hij opzocht, niet wat eruit kwam
Het antwoord op een vraag gaat naar de AI-provider, hooguit twintig punten
Voorbeeldrijen en uitkomsten kunnen persoonsgegevens bevatten. Zet een schakelaar alleen aan als dat voor die bron mag. De gebruiker ziet zijn eigen gegevens altijd, ook met beide schakelaars uit.
Met een AI-sleutel vult de AI een nieuwe bron vanzelf in, zonder klik. Wat de AI daarbij ziet volgt de schakelaar voor voorbeeldrijen. Kom je terug op een bron die nog niet is bevestigd, dan gebruikt de app het voorstel van daarnet opnieuw.
Wat je bij Wat zijn deze gegevens? schrijft, krijgt de AI ook: er is geen apart tekstveld voor de AI meer. Had een bron nog een eerdere toelichting voor de AI, dan staat die onder Hulp van de AI en gaat ze mee tot je haar leegmaakt. Laat de AI het opnieuw invullen vraagt een nieuw voorstel; je bevestigt het daarna zelf. Je vraagt hooguit tien AI-voorstellen per tien minuten.
Een bron zonder datumveld en periodes als kolommen
Sommige connectoren hebben geen datumveld: de tijd zit in een jaar en een maand, of in een kolom per periode. Herkent de app zo'n opbouw, dan staat er in de stap De datum een voorstel dat je met Ja of Nee beantwoordt. De app toetst het voorstel aan de echte gegevens; Waarom? laat zien wat ze zag. Er verandert niets tot je opslaat.
Een paar dingen kiest de app zelf, en zegt dat in één zin bij de datum:
Periodes na de twaalfde (periode 13, de afsluitperiode) tellen mee in december. Klopt het totaal daarna niet meer, dan zegt de telling dat in het rood.
Bij een datum als getal leest de app uit de waarden of het jaar, maand en dag (20260131) of jaar en maand (202601) is.
Wil je het anders, dan pas je het aan onder Meer opties bij de datum.
Zelf samenstellen kan ook, onder Meer opties bij de datum:
Kies bij Hoe zit de tijd in deze gegevens? de vorm: een jaar en een ander veld, één veld als getal, of kolommen per periode.
Kies het jaarveld, of een vast jaar (boekjaar) als de bron geen jaar levert.
Sla op.
Regels met de hand uitsluiten doe je onder Meer opties bij Wat telt niet mee?: kies een veld bij Regels uitsluiten op het veld, bijvoorbeeld voor totaalregels.
Ligt er voor een bevestigde bron zo'n voorstel klaar, dan staat op Overzicht de kaart Deze bron kan een datum krijgen. Bekijk het voorstel opent de rij Datum op het tabblad Velden; Later haalt de kaart voor dit bezoek weg.
Let op bij periodes als kolommen
Vindt de app een kolom die het totaal van de regel is, dan vraagt ze bij Wat telt niet mee? of die kolom niet meetelt. Laat Ja staan; anders tellen alle bedragen dubbel.
Op zo'n bron kun je alleen optellen, niet het aantal of het gemiddelde nemen.
Andere getalvelden van die bron zijn niet meer te gebruiken om mee te rekenen.
Bij een vast jaar pas je het jaar zelf aan zodra het nieuwe boekjaar begint.
Een looptijd en een leeftijd of duur kunnen niet op zo'n bron.
Looptijd: de stand op een peildatum
Met een looptijd kan een inzicht tellen wat op één dag gold, en niet alleen wat in een periode begon. Denk aan het aantal medewerkers in dienst op 31 december.
Zoek in de stap Rekenen met datums, of bij een ingerichte bron in de rij Looptijd, de vraag Geldt een regel van een begindatum tot een einddatum? en kies Ja.
Kies de Begindatum en de Einddatum (leeg = loopt nog).
Sla de betekenis op.
De vraag staat er alleen als de bron minstens twee datumvelden heeft. Herkent de app een paar aan de veldnamen, zoals in dienst en uit dienst, dan staat het bij een nieuwe bron al op Ja; je bevestigt het met Opslaan. Een looptijd verandert geen bestaand cijfer: ze maakt alleen een stand mogelijk. Bij een bron die al eens is bevestigd staat een nieuw voorstel op Nee tot jij kiest.
Of de einddatum zelf nog meetelt, kies je één keer per datumveld. De standaard is ja: zo levert AFAS een datum uit dienst. Een zin bij Rekenen met datums zegt hoe de app de einddatum leest; anders kiezen doe je onder Meer opties, of bij een ingerichte bron in de rij Einddatum. De looptijd en elke leeftijd of duur met die einddatum volgen die ene keuze.
Een stand uit het verleden telt met de kenmerken van nu. Wie toen bij een andere afdeling hoorde, staat er met de huidige afdeling. Dat gaat alleen goed als de bron per wijziging een eigen regel met begin- en einddatum levert.
Jongste regel: het laatste saldo per dagboek
Sommige gegevens leggen elke dag een nieuwe stand vast, zoals een banksaldo per dagboek. Dan wil je niet alle regels optellen, maar per dagboek alleen de laatste.
Zoek in de stap Rekenen met datums, of bij een ingerichte bron in de rij Jongste regel, de vraag Telt per sleutel alleen de jongste regel? en kies Ja.
Kies bij Per het veld van de sleutel, zoals Dagboek. Hoort er een tweede veld bij, zoals Administratie, kies dat bij en (optioneel).
Kies bij Jongste volgens de datum die bepaalt welke regel de laatste is, en sla de betekenis op.
Hebben twee regels van dezelfde sleutel dezelfde laatste datum, dan telt die sleutel niet mee: de app kiest nooit zelf één van de twee. Regels zonder datum tellen niet. Wie de jongste regel van een sleutel niet mag zien, ziet die sleutel niet; hij krijgt nooit een oudere regel in de plaats. Een periode of filter op het dashboard filtert daarna de jongste regels: je ziet de jongste regel van de hele bron als die in de periode valt, niet de stand aan het eind van die periode. Dit kan niet samen met een looptijd, niet samen met Telt niet mee (een uitgesloten jongste regel zou de hele sleutel laten wegvallen) en niet bij periodes als kolommen. Gebruikt een andere bron deze bron als stamtabel voor een koppeling, dan telt de koppeling alle regels, niet alleen de jongste. De vraag staat er alleen als de bron een datumveld en een veld met tekst of een heel getal heeft.
Berekende velden: rekenen per regel
Soms heb je per regel een getal nodig dat AFAS niet levert, zoals saldo keer dagen open (voor een gewogen ouderdom) of de uren tussen Van en Tot van een planning.
Open een ingerichte bron en klik in de rij Berekende velden op Instellen of Wijzigen.
Klik op Berekend veld toevoegen, geef het een naam en kies het eerste veld, de bewerking (keer, min, plus, uren tussen of dagen tussen) en het tweede veld. Bij keer, min en plus kies je ook de eenheid.
Sla de betekenis op.
Het nieuwe veld rekent daarna overal mee als een gewoon getal: in de galerij, in een kengetal en bij de assistent. Is een van de twee velden leeg, dan is de uitkomst leeg. Een berekend veld kan niet bij periodes als kolommen.
Leeftijd en duur: rekenen met datums
In de stap Rekenen met datums, of bij een ingerichte bron in de rij Leeftijd en duur, laat je de app rekenen met datums. Het resultaat is een getal in hele jaren of maanden, zoals leeftijd of dienstjaren.
Laat de voorstellen van de app aangevinkt staan, of vink er een uit. Aanpassen onder een voorstel wijzigt de naam of de datums.
Wil je iets anders, kies dan Zelf een leeftijd of duur toevoegen, vul de Naam in dashboards in en kies de begindatum en eventueel de einddatum.
Sla de betekenis op.
De app stelt een leeftijd voor bij een geboortedatum en dienstjaren bij een datum in dienst. Bij een nieuwe bron staan die voorstellen al aangevinkt; ze voegen alleen een getal toe. De AI doet hier niets en ziet er niets van. Rekenen in maanden in plaats van jaren, of doorlopen Tot vandaag als de einddatum leeg is of nog moet komen, kies je onder Meer opties bij het getal.
Je kunt met zo'n getal het gemiddelde, de laagste, de hoogste waarde en het aantal nemen, maar niet optellen.
Groeperen doe je met een eigen indeling op het getal, zoals leeftijdsgroepen.
Een leeftijd is berekend per vandaag; in een inzicht met een stand per de peildatum.
De geboortedatum zelf mag op Niet gebruiken staan; de leeftijd werkt dan toch.
Een bron heeft hooguit tien van deze getallen.
Zo maak je een eigen indeling
Een indeling deelt de waarden van één veld in groepen in, zoals rekeningen in omzet en kosten. Daarna groepeer, filter en reken je ermee in elk inzicht op die bron.
Open de bron en kies het tabblad Indelingen.
Kies bij Welk veld wil je indelen? een veld en klik op de knop om het in te delen.
Vul de Naam van de indeling in, bijvoorbeeld Soort rekening.
Maak groepen met Groep toevoegen en kies per waarde een groep.
Geef voor veel waarden tegelijk een bereik of een begin op en klik op Regel toevoegen.
Klik op Indeling opslaan.
Wat je nergens in zet komt in de restgroep, standaard "Overig". Die groep bestaat altijd, dus er verdwijnt nooit een regel uit een overzicht. Een nieuwe waarde na een synchronisatie valt in de restgroep tot je haar indeelt. Een andere naam voor de restgroep geef je onder Meer opties bij die groep.
Naast elke waarde toont het scherm een omschrijving, uit het tekstveld naast het veld dat je indeelt. Welk veld de app koos staat boven de waarden; een ander kies je onder Meer opties.
Hulp van de AI
Laat de AI groepen voorstellen werkt alleen als voorbeeldrijen voor die bron aan staan. De AI ziet dan hooguit 300 waarden van het veld. Bij een leeftijd of duur stelt de app zelf groepen voor, zonder AI.
Grenzen en controleren
Een bron heeft hooguit 10 indelingen; een indeling hooguit 20 groepen.
Het scherm toont hooguit 500 waarden; Toon wat er nu nog niet is ingedeeld laat de rest zien.
Tel wat nog niet is ingedeeld telt de waarden in de restgroep.
Staan er totaalregels in de bron, zet die dan in een eigen groep en gebruik die niet in sommen.
Kengetallen beheren
Een kengetal is een berekening met een naam die bij één bron hoort. Wat jij als beheerder maakt, is voor iedereen die de gegevens van die bron mag gebruiken.
Maak een kengetal op het dashboard: klik op een eigen inzicht met een berekening op Bewaar als kengetal.
Of vraag de assistent: "maak een kengetal EBITDA".
Het overzicht staat onder Beheer → Inzichten, bij Kengetallen, en onder de inzichten op het dashboard.
Daar pas je de naam, de uitleg en de opmaak aan en verwijder je een kengetal.
De opmaak kiest de app: euro of uren uit de velden, procent bij euro gedeeld door euro (zoals een marge), anders een aantal. Kies je zelf een opmaak, dan geldt die.
De berekening zelf pas je aan via de assistent: "pas het kengetal EBITDA aan …".
Deel je een inzicht dat met een eigen kengetal van een gebruiker rekent, dan wordt dat kengetal voor iedereen. Verwijder je een kengetal, dan tonen de inzichten die het gebruiken een melding in plaats van een cijfer. Een bron heeft hooguit 30 kengetallen.
Een kengetal over twee bronnen (een combinatie, gemaakt met Nieuw inzicht maken) staat in hetzelfde overzicht onder een eigen kop, zoals "Marge (Facturen + Loonkosten)". Wat jij maakt is voor iedereen die de gegevens van élke bron ervan mag gebruiken; wie één bron mist, ziet de combinatie en de inzichten erop niet. Verwijderen kan pas als geen inzicht de combinatie meer gebruikt: het overzicht zegt in hoeveel inzichten ze staat. Aanpassen kan nog niet.
Een combinatie per gekoppelde eigenschap vraagt ook het recht op de gebruikte stamtabel. De instelling om uitkomsten aan de assistent te tonen moet voor alle gebruikte feit- en stambronnen aanstaan. Je hoeft voor de combinatie geen aparte sleutelparen of overlapdrempels in te richten.
Zo zet je de eerste inzichten op je dashboard
Na het bevestigen toont de bron onder Begin met een inzicht een paar voorstellen op je echte gegevens: direct onder de knop, en daarna op het tabblad Overzicht. Er wordt niets toegevoegd zonder dat je klikt.
Bekijk het voorbeeld bij een voorstel.
Klik op Toevoegen aan mijn dashboard.
Klik op Naar mijn dashboard.
Een toegevoegd inzicht is eerst alleen voor jou zichtbaar. Op het dashboard maak je daarna zelf inzichten met de galerij of de assistent, zoals elke gebruiker.
Het jaar begint op
Begint jullie jaar niet op 1 januari, zoals een schooljaar van 1 augustus tot en met 31 juli, dan stel je dat één keer in voor de hele omgeving.
Open onder Beheer → Inzichten in de groep Jaar de rij Het jaar begint op met Bewerken.
Kies de eerste maand van het jaar, bijvoorbeeld 1 augustus. Onder de keuzelijst staat hoe een jaar dan loopt.
Klik op Opslaan.
Daarna rekent elk inzicht met dat jaar: Dit jaar en Vorig jaar, per jaar en per kwartaal, jaren naast elkaar en de filterbalk. Een jaar heet dan naar beide kalenderjaren, zoals 2025/26, en kwartaal 1 zijn de eerste drie maanden van dat jaar (augustus tot en met oktober). Een maand blijft een gewone maand. Standaard begint het jaar op 1 januari; dan verandert er niets. Elke wijziging staat in de audit.
Zo installeer je een template
Een template is een kant-en-klaar dashboard dat je aan je eigen bronnen koppelt. Je vindt de templates onder Beheer → Templates. Per template staat er een kaart met de naam, waar die over gaat, welke gegevens nodig zijn en de knop.
Klik bij de template op Kies deze template.
Controleer per onderdeel welke bron en welk veld de app heeft gekozen. Kies zelf waar de app twijfelt.
Klik als je wilt op Laat de AI meekijken. De AI ziet alleen namen en omschrijvingen, geen gegevens.
Lees onder Dit wordt gemaakt en Dit wordt overgeslagen wat er ontstaat.
Klik op Dashboard maken, of op Vastleggen en dashboard maken als de template iets bij de bron vastlegt.
Klik op Bekijk het dashboard.
Het nieuwe dashboard is eerst alleen voor beheerders en de inzichten zijn eerst alleen voor jou. Met Wie ziet dit? op het dashboard zet je beide in één keer open. Een template nog een keer kiezen maakt een tweede dashboard; er wordt niets overschreven.
Wat zit er in elke template
Een template heeft minstens één bron met een bevestigde betekenis nodig. Wat ontbreekt wordt overgeslagen, met de reden erbij.
Template
Inzichten
Wat nodig is
Wat erin zit
Financieel
5
Facturen met een bedrag; optioneel datum, klant en een bron met openstaande posten
Totaal gefactureerd, in de tijd en per klant; totaal openstaand en per klant
Sales
6
Offertes of orders met een bedrag; optioneel datum, status en klant
Aantal, totaalbedrag, bedrag en aantal per status, bedrag in de tijd, klanten met het hoogste bedrag
Uren en bezetting
5
Urenboekingen met uren; optioneel datum, medewerker, project en soort uren
Totaal uren, in de tijd, per medewerker, per project en per soort
Personeel (HRM)
16
Medewerkers met een datum in dienst; optioneel de rest, en een bron met verzuim
Kerncijfers per jaar, personeelsbestand, formatie, in- en uitstroom, vooruitblik en verzuim
Template Personeel (HRM)
De template Personeel maakt één dashboard "Personeel" met zes kopregels en zestien inzichten. Eén rij in de bron Medewerkers telt als één dienstverband, niet als één persoon.
Kopregel
Inzichten
Kerncijfers
Overzicht "Kerncijfers per jaar" over vier jaren, en tegels voor medewerkers in dienst, formatie, gemiddelde leeftijd en dienstjaren
Personeelsbestand
Leeftijdsopbouw en contractvormen
Formatie en organisatie
Formatie per organisatie-eenheid en per functie, medewerkers per eenheid per jaareinde
In- en uitstroom
Instroom en uitstroom in de tijd
Vooruitblik
Pensioen in zicht, als benadering op leeftijd
Verzuim
Verzuim en verzuimmeldingen in de tijd, verzuim per organisatie-eenheid
Eerst vastleggen bij je gegevens
De template vraagt om een looptijd, een leeftijd, dienstjaren en twee indelingen. Onder Eerst vastleggen bij je gegevens staan die als vinkjes, standaard aan. Boven de knop staat in één zin wat er wordt vastgelegd.
Zet je een vinkje uit, dan vervallen de inzichten die erop leunen.
Zonder datum uit dienst is er geen stand, geen uitstroom en geen dienstjaren.
Zonder geboortedatum is er geen leeftijd, geen leeftijdsopbouw en geen pensioen in zicht.
Zonder verzuimbron vervallen de verzuiminzichten.
De groepen van "Pensioen in zicht" pas je daarna aan op het tabblad Indelingen van de bron.
Inzichten uit een template tellen niet mee voor je eigen maximum van twintig. De template is dus ook te installeren als je zelf al veel inzichten hebt.
Templates op de AFAS BI-modellen
Bovenaan Beheer → Templates staan zeven templates die het AFAS Power BI-sjabloon van een standaard BI-model nabouwen: Exploitatie, HR Data, Verzuim, Verkoopomzet, Projecten, Forecast en CSR. Je koppelt hier niets: de app weet welke tabel, welk veld en welk kengetal bij het sjabloon horen.
Neem het BI-model op onder Koppeling → Gegevensbronnen en wacht de eerste synchronisatie af.
De kaart van de template zegt hoeveel inzichten er te maken zijn. Onder Wat (nog) niet kan staat wat ontbreekt en wat uit het sjabloon bewust niet is overgenomen, met de reden.
Klik op Dashboard maken.
Staat een inzicht als "nog niet": de kengetallen en koppelingen van het model komen er na Opnieuw ophalen bij het model of na de nachtelijke synchronisatie bij. Het nieuwe dashboard is eerst alleen voor beheerders, net als bij de andere templates.
Template
BI-model
Wat erin zit
Exploitatie
Financieel resultaat
Opbrengsten, bedrijfskosten, EBITDA, EBIT en resultaat dit boekjaar tot en met nu; jaarbudget; verloop per maand; kosten per hoofdgroep; per administratie
HR Data
HR Data
FTE en headcount op de peildatum, per eenheid, functie en contract; in- en uitstroom; verzuimpercentage; urenverdeling
Verzuim
Verzuim
Verzuimpercentage, extra verzuim, meldingsfrequentie en meldingen; per maand, eenheid en functie; duurklassen; per medewerker
Verkoopomzet
Verkoopomzet
Omzet, marge en kosten dit jaar en vorig jaar; per maand; per item, itemtype, verkooprelatie, provincie en land
Projecten
Projecten
Nacalculatie, voorcalculatie, opbrengst, nog te factureren, termijnen, verplichtingen en inkooporders; per maand; per project, medewerker en projectleider
Forecast
Forecast
Aangemaakte, gescoorde, verloren en open forecasts; verwacht bedrag en scoringskans; per verantwoordelijke en reden; contactmomenten; target per jaar
CSR
CSR
Gas, stroom, water, afval en CO2 dit jaar naast vorig jaar; opgewekte stroom en nettoverbruik; per maand, categorie en type; budget per jaar
Zo beheer je dashboards
Dashboards beheer je op het dashboard zelf, in de bewerkstand. Wat je daar wijzigt geldt voor iedereen en gaat direct in.
Klik in de balk op Bewerken.
Typ onder Dashboards bij Nieuw dashboard een naam.
Kies wie het ziet en klik op Dashboard toevoegen.
Een nieuw dashboard is eerst alleen voor beheerders. Per dashboard vind je Hernoemen, Wie ziet dit? en Verwijderen…, en pijlknoppen voor de volgorde van de tabbladen.
Inzichten indelen
Kies per kaart de Breedte: Smal, Half of Volle breedte.
Klik op Meer om een inzicht naar een ander dashboard te verplaatsen; kies het dashboard en klik op Verplaatsen.
Typ een titel en klik op Kopregel toevoegen om groepen te maken.
Klik op Standaard bewerken om de volgorde voor iedereen te zetten. Zonder die knop schuif je alleen voor jezelf.
Klik op Ongedaan maken in de statusregel om de laatste handeling terug te draaien.
Er zijn hooguit 12 dashboards en 20 kopregels per dashboard. Verwijder je een dashboard, dan kies je naar welk dashboard de inzichten verhuizen. Het laatste dashboard kan niet weg.
Wie ziet dit en Bekijk als rol
Met Wie ziet dit? kies je per dashboard en per inzicht wie het ziet. De rechten stapelen: iemand ziet een inzicht alleen als hij ook het dashboard ziet en de bron mag gebruiken.
Keuze
Betekenis
Alleen ik of Alleen de maker
Het inzicht is privé
Alleen beheerders
Het dashboard is nog niet opengezet
Iedereen
Iedereen met recht op de bron
Deze rollen
Alleen de rollen die je aanvinkt
Klik op de kaart of bij het dashboard op Wie ziet dit?.
Kies Iedereen of Deze rollen en vink de rollen aan.
Lees de waarschuwing als een rol de bron niet mag gebruiken.
Klik op Opslaan.
Bij een dashboard kun je je eigen privé-inzichten in dezelfde stap mee openzetten. Onder Beheer → Inzichten staat per inzicht voor wie het is en op welk dashboard het staat.
Achter elke rol staat (volgens AFAS) of (alle regels): zo zie je wie er straks andere cijfers ziet.
Over alle regels
Een gedeeld inzicht rekent voor iedere kijker met zijn eigen regels. Wil je dat iedereen hetzelfde totaal ziet, bijvoorbeeld bij een organisatiedoel, vink dan bij Wie ziet dit? het vakje Over alle regels aan en klik op Opslaan. Op de kaart staat dan voor iedereen het label Alle regels. Zet je het inzicht terug op Alleen ik, dan vervalt het vinkje.
Controleren met Bekijk als rol
Als beheerder zie je altijd alles. Klik bovenaan het dashboard op Bekijk als rol en kies een rol om te zien wat iemand met alleen die rol krijgt. Met Terug naar mijn dashboard ga je terug. Bij een rol Volgens AFAS staan de kaarten er zonder regels: wat iemand ziet hangt af van zijn eigen rechten in AFAS. Bekijk als rol toont daarom alleen cijfers uit eigen bronnen voor een rol op Alle regels; bij een rol Volgens AFAS blijven de kaarten leeg, ook als de organisatiebron is ingericht. Wil je de cijfers van één persoon zien, gebruik dan Bekijk als persoon.
Controleren met Bekijk als persoon
Kies bovenaan het dashboard bij Bekijk als persoon een gebruiker en klik op Bekijk. Je ziet het dashboard zoals die persoon het ziet: met al zijn rollen en zijn rechten in AFAS, dus met zijn eenheden, administraties, projecten en medewerkers. Wat hij zelf heeft gemaakt en zijn eigen indeling zie je niet, en wijzigen kan in deze weergave niet. Doorklikken en de filterbalk werken met zijn rechten. In de lijst staan actieve gebruikers met een rol; beheerders staan er niet in, want die zien alles. Dat je het dashboard van iemand bekeek, staat in Audit (één regel per kwartier per persoon). Met Terug naar mijn dashboard ga je terug.
Gebruikers, rollen en rechten
Een rol bepaalt van welke bronnen iemand de gegevens mag gebruiken. Zonder rol ziet een gebruiker niets.
Een rol maken
Open Beheer → Gebruikers & rollen en klik bij Nieuwe rol op Toevoegen.
Geef de rol een naam en vink de bronnen aan. Een BI-model is één vinkje voor al zijn tabellen.
Kies bij Wat ziet deze rol van de gegevens?Volgens AFAS (de eigen organisatie-eenheden en alles eronder) of Alle regels. Heeft nog geen enkele bron een eenheid, administratie, project of medewerker, dan staat die keuze er niet en zegt één zin waarom; de rol staat dan op Volgens AFAS en gaat vanzelf volgens AFAS werken zodra een bron zo'n veld krijgt.
Klik op Rol aanmaken.
Moet een rol maar één tabel van een BI-model zien, open dan bij de rol Losse tabellen van een BI-model en vink alleen die tabel aan. Zonder vinkje bij het model of bij de tabel ziet de rol niets uit die tabel.
Een nieuwe rol staat op Volgens AFAS, en bestaande rollen ook. Iemand met meer rollen krijgt de ruimste: één rol met Alle regels is genoeg. Een beheerdersrol ziet altijd alles. Wijzigen doe je bij de rol met Bewerken, daarna Opslaan.
Een omschrijving van de rol geef je als je wilt onder Meer opties in het formulier. Onder Meer opties bij een rol staat Beheerder: mag alles zien en instellen. Verwijder je een rol, dan lees je eerst welke gebruikers, inzichten en dashboards dat raakt.
Een gebruiker toelaten
Wie voor het eerst inlogt, staat bovenaan onder Wacht op toegang. Die persoon ziet nog niets.
Klik bij de gebruiker onder Wacht op toegang op Bewerken.
Geef een naam, zet de gebruiker op actief en vink rollen aan.
Sla op.
Je kunt een gebruiker ook vooraf aanmaken: klik bij Nieuwe gebruiker op Toevoegen, vul het medewerker-id uit InSite in en klik op Gebruiker toevoegen. Een wijziging in rechten werkt binnen een halve minuut door.
Gebruikers automatisch uit een bron met medewerkers
Staat er een bron met alle medewerkers, zoals Medewerkers uit het BI-model HR_Data, dan maakt de app de gebruikers zelf aan.
Open de bron (Koppeling → Gegevensbronnen) en klik op het tabblad Overzicht bij Gebruikers aanmaken uit deze bron op Instellen.
Kies het veld met de Medewerkercode: de code waarmee iemand via InSite inlogt, zoals KOOSB. Naam, e-mailadres, datum uit dienst en geblokkeerd zijn optioneel. De app stelt de velden voor.
Klik op Opslaan.
Kies onder Beheer → Gebruikers & rollen bij Nieuwe medewerkers krijgen de rol een rol. Zonder rol zien nieuwe medewerkers niets tot je ze een rol geeft. Een rol met beheerrechten kan hier niet.
Na elke synchronisatie van de bron, 's nachts of met Gegevens verversen, gebeurt dit:
Wie nieuw is, krijgt een actieve gebruiker met de gekozen rol. Wie al ingelogd was en wachtte op toegang, wordt toegelaten.
Bij bestaande gebruikers worden naam en e-mailadres bijgewerkt. Rollen blijven zoals ze zijn.
Heeft de bron geen e-mailadres, zoals Medewerkers uit HR_Data, en heb je het BI-model Autorisatie opgenomen? Dan neemt de app het e-mailadres uit Gebruikers in dat model, bij de gebruiker met dezelfde code. Hoofdletters maken daarbij niet uit. Staan er bij één code twee verschillende adressen, dan gebruikt de app er geen.
Wie uit dienst is (vanaf de dag na de datum uit dienst), geblokkeerd is of niet meer in de bron staat, gaat uit. Rollen en eigen inzichten blijven bewaard. Komt iemand terug in dienst, dan gaat hij vanzelf weer aan.
Wie je zelf uitzet, blijft uit. Een gebruiker die nooit in de bron stond, zoals een externe adviseur, laat de app met rust.
De app zet niemand uit als de bron leeg is, of als er in één keer veel mensen uit de lijst verdwijnen: meer dan een vijfde van de actieve gebruikers uit de bron, en meer dan vijf. Wie de lijst uit dienst of geblokkeerd noemt, gaat dan wel uit. Bij de bron en onder Nieuwe medewerkers staat waarom.
Verschilt een code in de bron alleen in hoofdletters van een gebruiker die al bestaat (bijvoorbeeld KOOSB en koosb), dan slaat de app die code over en meldt het bij de bron. Maak de schrijfwijze gelijk aan die waarmee iemand inlogt. Klopt de lijst toch, zet de gebruikers dan zelf uit. De beheerders uit de instellingen van de omgeving en de laatste beheerder gaan nooit automatisch uit.
Bij de bron en onder Nieuwe medewerkers staat hoeveel gebruikers uit de bron actief zijn, wanneer de laatste keer was en hoeveel er uit staan. Elke wijziging staat in Audit.
Rechten volgens AFAS inrichten
Een rol Volgens AFAS ziet alleen de regels waarop de gebruiker in AFAS rechten heeft: zijn organisatie-eenheden met alles daaronder, zijn administraties, projecten en medewerkers. Die rechten haalt de app uit AFAS. Tot dit is ingericht ziet niemand behalve beheerders en rollen met Alle regels gegevens uit eigen bronnen. Bovenaan Beheer staat dat dan, met de knop Organisatiebron instellen.
De Filterautorisatie-tabellen. Neem je de BI-modellen Filterautorisatie medewerker, Filterautorisatie administratie en Filterautorisatie project op, dan wijst de app ze na het ophalen zelf aan als rechten van gebruikers. Je hoeft niets te kiezen. Een * in AFAS betekent: alles in die soort. Een geblokkeerde gebruiker telt niet mee. De gebruiker in AFAS moet dezelfde code hebben als het medewerkernummer waarmee iemand inlogt; hoofdletters en spaties maken niet uit. Wie niet in de rechten staat, ziet niets van de bronnen met een eenheid, administratie, project of medewerker. Een rol met Alle regels blijft de uitweg.
Het veld met de medewerker en het project van een bron herkent de app na het ophalen zelf, aan de veldnaam (bijvoorbeeld Medewerker_ID, Medewerker of Project_ID) of aan het label (Medewerker, Werknemer, Project). Zolang de app een bron nog niet heeft bekeken, is die bron dicht voor rollen Volgens AFAS; bij Rechten volgens AFAS staat ze dan onder Nog niet herkend. Een Filterautorisatie-tabel hoef je niet zelf aan te wijzen; bij Wie mag wat zien? staat dat ook. Wijzigen doe je bij Wie mag dit zien?, onder Meer opties. Een regel is te zien als de medewerker bij de rechten hoort, of de eenheid; staat er ook een administratie of project bij de bron, dan moet de regel daar ook bij passen.
Heeft geen enkele bron een eenheid, administratie, project of medewerker, dan doet AFAS niet mee: wat iemand ziet bepaal je dan alleen met de rollen. Bij Rechten volgens AFAS staat dat in één zin. Zodra één bron zo'n veld krijgt, gelden de rechten uit AFAS weer.
Daarnaast kun je zelf inrichten, op het tabblad Velden van een bron:
De organisatieboom. Voeg de bron toe met per organisatorische eenheid de eenheid erboven. Kies bij Wie mag wat zien?Ja en De organisatieboom, kies de velden Eenheid en Bovenliggende eenheid en klik op Opslaan. Staat per eenheid de leidinggevende in de bron, kies dat veld bij Leidinggevende: de leidinggevende ziet dan zijn eenheid en alles daaronder. Dat volstaat; stap 2 is dan niet nodig. De bron moet per eenheid alleen de huidige leidinggevende leveren: staan er meer, dan krijgen ze allemaal rechten.
De rechten van gebruikers (optioneel). Voeg de bron toe met per medewerker de eenheden en administraties waar hij recht op heeft. Kies bij Wie mag wat zien?Ja en De rechten van gebruikers, kies Medewerker en Organisatie-eenheid, Administratie of allebei, en klik op Opslaan. Met een leidinggevende in de boom tellen de rechten uit beide samen.
Per gegevensbron. Kies bij Wie mag dit zien? het veld met de organisatie-eenheid, en eventueel dat met de administratie. De app stelt een veld voor en zegt hoeveel regels een eenheid uit de organisatieboom hebben. Klik op Opslaan.
Lijkt een bron op de organisatieboom of op de rechten, dan stelt de app dat zelf voor. Met een organisatieboom geldt een recht op een eenheid ook voor alle eenheden eronder; zonder boom alleen voor die eenheid. Staan bij een bron zowel een eenheid als een administratie, dan moet een regel bij allebei passen. Een bron zonder veld bij Wie mag dit zien? is voor rollen Volgens AFAS niet te zien; in de lijst van bronnen staat dan Wie mag dit zien: niet ingesteld.
Rechten via een koppeling. Heeft een bron zelf geen eenheid of medewerker, maar wel een actieve koppeling naar een tabel die dat veld heeft, dan gebruikt de app dat veld. Voorbeeld: Salarissen heeft alleen de medewerker; via de koppeling naar Medewerkers krijgt elke regel de eenheid van die medewerker. Wie recht heeft op eenheid Noord ziet dan alleen de salarissen van medewerkers in Noord. Een regel waarvan de medewerker niet (of twee keer) in Medewerkers staat, ziet hij niet. Op het tabblad Overzicht van de bron staat bij Wie mag dit zien bijvoorbeeld Eenheid: rechten via Medewerkers › Eenheid. Zet je de koppeling uit, dan vervalt dat meteen.
Voor iedereen met toegang. Een bron zonder eenheid, administratie, project of medewerker (bijvoorbeeld Periodes) blijft dicht voor rollen Volgens AFAS. Wil je dat iedereen met recht op die bron alle regels ziet, open dan de bron, ga naar Overzicht en vink bij Wie mag dit zien het vakje Voor iedereen met toegang aan. Het staat in Audit en bij Rechten volgens AFAS. Bij een bron met zo'n veld, de organisatieboom of een tabel met rechten kan het vakje niet aan. Krijgt de bron later wel zo'n veld, ook via een koppeling, dan gaat het vakje vanzelf uit en gelden de rechten uit AFAS. Valt dat veld daarna weer weg, dan blijft de bron dicht tot je het vakje opnieuw aanzet.
Een Filterautorisatie-tabel niet gebruiken. Wil je een tabel die de app zelf als rechten aanwees niet gebruiken, open dan de bron, ga naar Overzicht en klik bij Rechten van gebruikers op Niet meer als rechten gebruiken. De rechten uit die tabel zijn meteen weg, en de app wijst haar ook na een synchronisatie niet opnieuw aan. Met Weer als rechten gebruiken zet je haar terug. Bij Rechten volgens AFAS staat ze dan onder Niet als rechten gebruikt.
Na elke synchronisatie van de organisatieboom of de rechten bouwt de app de rechten opnieuw op. Onder Beheer → Gebruikers & rollen staat bij Rechten volgens AFAS wanneer dat voor het laatst lukte, hoeveel eenheden, leidinggevenden en medewerkers erin staan, per bron met rechten hoeveel gebruikers, regels, * en geblokkeerde gebruikers, hoeveel eenheden meer dan één leidinggevende hebben, wie volgens AFAS kijkt maar niet in de rechten voorkomt, welke bronnen geen eenheid, administratie, project of medewerker hebben, en of er een bron met projecten is terwijl in AFAS niemand rechten op projecten heeft. Zo'n bron is dan voor iedereen die volgens AFAS kijkt dicht. Het medewerkernummer van de leidinggevende en in de rechten moet hetzelfde zijn als het nummer waarmee iemand inlogt.
Mislukt het opbouwen, bijvoorbeeld omdat een eenheid onder zichzelf ligt, dan blijft de vorige stand gelden en staat de reden bovenaan Beheer.
Thema en teksten
Het thema stel je in met vijf kleuren onder Beheer → Thema. Alle andere tinten en de donkere weergave leidt de app af, met voldoende contrast.
Kies de Merkkleur, de Accentkleur en de drie statuskleuren.
Bekijk het voorbeeld op het minidashboard.
Klik op Thema opslaan (alle 46 tokens).
Met Terug naar standaard geldt de ingebouwde huisstijl weer. Onder Alle kleurtokens (geavanceerd) open je de Lichte set of de Donkere set en pas je losse kleuren aan.
Het logo
Het logo staat links in de kop van het dashboard, in de kopregel van de TV-stand en naast Beheer, steeds op een klein wit vlak. Zonder logo begint de kop met de naam van het dashboard.
Open onder Beheer → Thema de rij Logo met Bewerken.
Kies bij Uploaden het bestand: PNG, JPEG of WebP, hooguit 200 kB.
Het logo staat daarna in de kop. De rij toont het met het type, de maten en de grootte.
Kies een logo voor een witte achtergrond, bij voorkeur een PNG van minstens 44 pixels hoog: dan blijft het scherp. Een SVG kan niet; sla het logo dan eerst op als PNG. Een logo dat veel breder dan hoog is (meer dan 8 keer) of hoger dan breed (meer dan 2 keer) past niet in de kopregel en wordt geweigerd. Met Weghalen verdwijnt het logo weer. Elke wijziging staat in de audit.
Onder Beheer → Teksten wijzig je de naam van het dashboard. Die staat in het tabblad van de browser en als kop boven het dashboard. Onder Meer opties staan de omschrijving en de kop van het paneel "Vraagt aandacht". Leeg opslaan of Terug naar standaard zet de ingebouwde tekst terug. De overige schermteksten zijn vast.
Synchronisatie
De gegevens van elke actieve bron worden elke nacht volledig ververst. Gebruikers zien de oude stand tot de nieuwe compleet is.
De nachtelijke verversing gaat vanzelf aan zodra je de eerste bron bevestigt. Uitzetten doe je onder Beheer → Koppeling → Synchronisatie, bij Meer opties: de schakelaar Elke nacht automatisch synchroniseren. Heb je hem zelf uitgezet, dan blijft hij uit.
Het standaardtijdstip is 03:00 uur; de technisch beheerder kan dat aanpassen.
Op de pagina van elke bron staat wanneer de gegevens voor het laatst zijn opgehaald, of de foutmelding.
Opnieuw ophalen en Gegevens verversen starten direct een synchronisatie, hooguit zes keer per tien minuten.
Levert AFAS nul rijen terwijl de bron gevuld was, dan is dat een fout en blijven de oude gegevens staan.
Zijn er in AFAS velden bijgekomen, dan meldt de bron dat. Neem ze op bij Ophalen, op het tabblad Overzicht van de bron, en controleer de betekenis opnieuw.
Meldingen en wat je doet
Melding
Wat er aan de hand is
Wat je doet
Maximaal twee velden-verversingen per tien minuten
Je haalde de veldenlijst te vaak op
Wacht tien minuten en probeer opnieuw
Maximaal tien AI-voorstellen per tien minuten
De limiet op AI-voorstellen is bereikt
Wacht, of vul met de hand in
Maximaal zes synchronisaties per tien minuten
Je startte te vaak een synchronisatie
Wacht tien minuten
Veld … heeft een naam die niet opgenomen kan worden
Een koppelteken in een veldnaam is toegestaan; alleen een veldnaam die met een koppelteken begint of andere tekens bevat dan letters, cijfers, _ en - wordt geweigerd
Pas de veldnaam in de connector in AFAS aan en voeg de bron opnieuw toe
Je kunt zelf maximaal 20 inzichten maken
Je hebt twintig eigen inzichten; inzichten uit een template tellen daarbij niet mee
Verwijder een eigen inzicht dat je niet meer gebruikt
Je hebt al … inzichten en deze template maakt er …; samen is dat meer dan het maximum van 250
Eigen inzichten en inzichten uit templates samen komen boven de 250
Verwijder inzichten of een dashboard uit een template dat je niet meer gebruikt
Kan nu niet getoond worden
Een inzicht past niet meer bij de bron, een indeling of een kengetal
Open het inzicht onder Beheer → Inzichten; de reden staat onder Meer opties
Let op: … werkt hierna niet meer
Je wijziging raakt bestaande inzichten
Lees welke; vink Ik begrijp het; toch opslaan aan, of pas je keuze aan
Deze bron is nu niet te gebruiken in dashboards
De vastgelegde datum of uitsluiting past niet meer bij de velden
Open het tabblad Velden van de bron, kies opnieuw en sla op
De looptijd … klopt niet meer met de velden
Een van de twee datumvelden bestaat niet meer
Kies de looptijd opnieuw op het tabblad Velden en sla op
Rechten volgens AFAS: nog niet ingericht
De Filterautorisatie-tabellen zijn nog niet opgenomen of opgehaald, en er is geen organisatieboom met leidinggevende en geen rechten van gebruikers
Neem de BI-modellen Filterautorisatie op en haal ze op, of volg Rechten volgens AFAS inrichten
Rechten volgens AFAS: bijwerken mislukt
De organisatieboom of de rechten konden niet worden opgebouwd; de vorige stand geldt
Lees de reden, pas de gegevens in AFAS aan en haal de bron opnieuw op
Wie mag dit zien: niet ingesteld
Bij deze bron staat geen veld met de eenheid, administratie, medewerker of het project
Kies het veld bij Wie mag dit zien? op het tabblad Velden
In AFAS heeft niemand rechten op projecten
Een bron heeft een projectveld, maar Filterautorisatie projecten is niet opgenomen, nog niet opgehaald of leeg (de melding zegt welke)
Neem het model op en haal het op, geef in AFAS rechten op projecten, of haal het projectveld weg bij Wie mag dit zien? → Meer opties
Het BI-model is nog niet gevuld in AFAS
Het model is net gepubliceerd; AFAS vult de gegevens hooguit twee keer per dag
Niets: de app probeert het elke nacht opnieuw. Eerder nodig? Klik na de vulling bij het model op Opnieuw ophalen
Het token heeft geen toegang tot dit BI-model
Het token is onjuist of mag dit model niet lezen
Controleer het token en de rechten in AFAS en sla het opnieuw op
De geheimenlaag is nog niet beschikbaar
De omgeving mist een technische instelling
Vraag de product owner
Alleen-lezen of Beheer is bevroren
Er is geen ingelogde beheerder om wijzigingen aan toe te schrijven
Vraag de product owner
Bij een wijziging aan een indeling geldt hetzelfde: het scherm noemt de inzichten en kengetallen die een foutmelding gaan tonen. Je bevestigt dat met Ik wil de wijziging toch opslaan.
Wat (nog) niet kan
Je maakt zelf hooguit 20 inzichten per persoon; inzichten uit een template tellen niet mee. Samen met de inzichten uit templates is het maximum 250.
Een duplicaat van een inzicht uit een template is een eigen inzicht en telt wel mee.
Na de template Personeel past geen tweede template meer onder dezelfde beheerder.
Een template vult het doel niet in; een doel stel je zelf in op de kaart.
Een inzicht combineert twee tot vier bronnen per maand of per kwartaal, nog niet per medewerker, klant of project.
Een koppeling met een andere bron gaat één stap ver, toont de huidige stand en werkt alleen met een bron die per code één regel heeft. Zelf een koppelveld aanwijzen kan nog niet.
Een kengetal kan geen ander kengetal gebruiken en mengt geen stand en stroom, zoals een verloop- of verzuimpercentage.
Doorstroom tussen functies of afdelingen is niet te tellen.
Een eigen vaste peildatum per inzicht bestaat niet; de peildatum volgt de filterbalk.
De gegevens worden per nacht volledig ververst; alleen wijzigingen ophalen kan niet.
Een overzicht van alle doelen in het beheerscherm ontbreekt; doelen staan alleen op het dashboard.
Er gaat geen mail of melding uit bij een gemist doel. Een weekmail bestaat in deze opzet niet.
Een kopregel is niet in te klappen en kaarten zijn niet te slepen.
De eigenaar van een privé-inzicht wijzig je niet in het scherm.
Er is één logo per omgeving. Een aparte versie voor de donkere weergave of een wit logo voor de gekleurde kop bestaat niet; het logo staat altijd op een wit vlak.
Het jaar begint voor de hele omgeving in dezelfde maand. Periodenummers in je gegevens (periode 1 tot en met 12) blijven januari tot en met december, ook als het jaar later begint.
Een filter op een jaartal in een inzicht van de assistent, zoals "2025", vindt niets meer zodra het jaar niet in januari begint; het jaar heet dan "2025/26".
Komt eraan
Bekijken wat één persoon ziet, in plaats van een rol.